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一、 培训报道之前的工作

1、与培训主办单位确认培训的报到日期、培训名称、培训用水牌和布标、到会的大致人数、使用培训室的日期和培训室摆设方式、会务组老师(或工作人员)到达日期(确认航班或车次)、会务组的培训要求(培训主办单位内容, 到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关培训安排的细节问题、会后考察的具体行程安排);同时提供所掌握的酒店情况给培训的老师以供其参考.

2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥(房间、餐标、培训室价格按天计算、酒店位置),落实在培训报到日期接站所用车辆和联系方式(需根据报到人数安排相应接站用车);落实会后考察行程的用车、火车票、飞机票、(只是提前进行大致预订)。

3、培训场地要求:教室;容纳人数,预定完毕后,将大致情况以书面的形式发送至主办方,同时可再次与对方确认培训报到人数和日程安排有无变化或是更改。

4、向行程用车单位或个人、车票、酒店、用餐等作出相对准确的答复,以便对方作出相应的安排和接会准备。

5、准备培训所用相关用具(培训在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋【包括:笔记本、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品【礼品】、座签牌)同时通知此次培训的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿。

6、通知酒店,会务工作人员需要提前一天【也可根据到会人员的情况而定】进驻酒店并准备会务组用房;同时通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员培训所在酒店和会务组房间号;同时与培训主办方联系告知会务工作人员已经入住酒店。在入住酒店后须将培训的名称和报到地点、乘车方式、联系电话、会务组所在房间通知办公室职守人员

二、 培训报到准备工作

1、入住酒店的工作人员须将会务组房间布置好以便培训报到时使用;同时与酒店各个相关部门协调好培训细节问题(如:培训用布标、水牌、培训室、餐厅的情况);将会务组标识张贴好在容易看到的地方。

2、详细了解本培训所用场所的位置【如: 餐厅、培训室、会务组老师和讲课老师所用的房间】。

3、相关培训使用设备的准备情况【如:会场布置情况、多媒体投影仪】。

三、其它注意事项

1、天气原因导致出行时间调整 ,相关人员及时通知用车、酒店、餐饮等做出相应的调整

2、保持电话申通

3、事发紧急情况及时汇报及相应的措施。


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